Pubblicata la nuova ISO 9001:2008

A novembre 2008 L’ISO (International Organization for Standardization) ha annunciato sul proprio sito la notizia della pubblicazione della nuova edizione della norma ISO 9001:2008. Si tratta della quarta edizione della famosa norma sui Sistemi di Gestione della Qualità adottata da oltre 950.000 organizzazioni in 174 paesi. Adesso la norma, per diventare UNI, dovrà essere tradotta in italiano presumibilmente entro la fine dell’anno.

In quanto alle tempistiche:
– Dopo un anno dalla pubblicazione della ISO 9001:2008, tutte le nuove certificazioni e ricertificazioni rilasciate dagli organismi accreditati dovranno essere conformi alla ISO 9001:2008
– Due anni dopo la pubblicazione della ISO 9001:2008, cesserà la validità delle certificazioni rilasciate secondo la ISO 9001:2000

Modifiche generali

Le novità introdotte dalla nuova norma non sono moltissime ma devono essere oggetto di revisione sia degli enti di certificazione che dell’intero sistema qualità elaborato in azienda.

Alcune modifiche generali per gli enti di certificazione:
– una maggiore attenzione ai mercati in cui operano le organizzazioni certificate,
– una maggiore attenzione al corretto inquadramento delle attività di verifica, riesame e validazione del sistema.

In generale, per quanto riguarda le aziende:

-l’organizzazione dei processi con una visione trasversale, passando dal processo del singolo dipartimento al processo interdipartimentale

– una maggiore attenzione ai processi affidati all’esterno,

-una maggiore attenzione all’utilizzo dei supporti informatici

– una maggiore attenzione alla soddisfazione del cliente

Analisi approfondita

I punti sostanziali della norma che sono stati variati per le aziende sono i seguenti:

Contesto lavorativo – par. 0.1: il contesto lavorativo dell’azienda (organizational environment), diventa ambito di interesse sia in fase di progettazione che d’implementazione del sistema.
Definizione di prodotto – par. 1.0: la definizione di prodotto comprende anche i semilavorati ed i prodotti intermedi: i cambiamenti in questo paragrafo suggeriscono che nel progettare un sistema di controllo e gestione bisognerà porre maggiore attenzione a tutti i processi intermedi.
Processi in outsourcing – par. 4.1: ampliamento del concetto di responsabilità dell’organizzazione anche per tutti i processi in outsourcing. Un processo in outsourcing è un processo necessario all’organizzazione, ma affidato all’esterno: probabilmente uno dei punti di maggiore interesse, si sottolinea la necessità di curare al meglio le fasi in outsourcing, anche con attività di controllo e gestione dei processi. Potrebbe, quindi, non essere sufficiente dare evidenza della semplice analisi in ingresso dei prodotti. I processi affidati all‘esterno rimangono sotto la responsabilità dell‘organizzazione e devono essere inclusi nel sistema di gestione della qualità.
Documentazione – par. 4.2.1: è esplicitato che registrazioni sono parte della documentazione del sistema di gestione della qualità: si chiarisce che un singolo documento può includere e soddisfare i requisiti di più procedure e, viceversa, che i requisiti previsti da una procedura possono essere soddisfatti in più documenti. Questa precisazione consente di poter operare delle modifiche e delle sintesi nei sistemi aziendali: si potranno fare scelte di sintesi (sviluppando meno documenti) o di semplificazione.
Rappresentante – par. 5.5.2: la figura del Rappresentante della Direzione: è chiarito che tale figura deve essere un membro interno della direzione aziendale.
Risorse umane – par. 6.2: i requisiti di competenza sono importanti per qualsiasi persona che sia coinvolta nell‘ operatività del sistema di gestione per la qualità: si dà importanza al fatto che tutti, influiscono sulla qualità del prodotto. Si includono tra queste anche le attività post vendita dall‘assistenza alle attività contabili. Sono fondamentali, quindi, addestramento e formazione del personale per ampliare le competenze in quanto dalle azioni del personale può influire l’andamento aziendale.
Ambiente di lavoro – par. 6.4: tramite alcuni esempi concreti viene illustrato in che modo l’ambiente di lavoro può influire sul rendimento aziendale e quanto quindi sia importante tenerlo sempre sotto controllo. Viene aggiunta una nota che specifica come il termine “ambiente di lavoro” si riferisca alle condizioni in cui si svolgono le attività lavorative e che include, quindi, tra gli altri, fattori fisici e ambientali (rumore, temperatura, umidità, ecc.): si chiarisce, in pratica, la relazione tra ambiente di lavoro e conformità dei requisiti del prodotto. Alla luce di questa aggiunta, Il concetto di “condizioni di lavoro” si allarga dal contesto operativo e di sicurezza sino a comprendere condizioni fisiche e microclimatiche che consentono al prodotto di acquisire e mantenere i requisiti che lo caratterizzano.
Processi relativi al cliente – par. 7.2.1: attraverso degli esempi dati si cerca di evidenziare l’importanza delle attività dopo la consegna di un prodotto/servizio, per evidenziare in quale direzione l’azienda deve agire per applicare il proprio sistema qualità. Una nota specifica che le attività post-consegna possono includere sia le azioni a copertura della garanzia, che altre obbligazioni contrattuali (ad esempio la manutenzione), sino a comprendere altri servizi supplementari: l ‘ implicazione diretta riguarda i contratti, infatti sarà importante che gli aspetti relativi al “post vendita” siano trattati esplicitamente in fase di determinazione dei requisiti di offerta e di riesame dei contratti.
Progettazione e sviluppo – par. 7.3: si chiarisce che le attività di riesame, verifica e validazione della progettazione pur avendo scopi diversi (Pianificazione della progettazione e dello sviluppo), possono essere effettuate e registrate anche in modo combinato: si sottolinea la flessibilità dei sistemi organizzativi in funzione delle singole realtà aziendali. Proprio in base alle dimensioni, all‘organizzazione ed al tipo di prodotto, le attività elencate possono essere svolte separatamente o in un momento unico, anche per migliorare l‘utilizzo delle risorse sia umane che economiche, ovviamente, la documentazione di supporto deve essere adeguata alla scelta fatta. Gli elementi in uscita da progettazione e sviluppo devono essere in forma adeguata alle verifiche, una nota chiarisce che le informazioni necessarie per la produzione e la fornitura di servizi possono comprendere le modalità di conservazione del prodotto.
Proprietà del cliente – par. 7.5.4: in merito alle “proprietà del cliente”, si puntualizza che sia le proprietà intellettuali che i dati personali devono essere considerati di proprietà del cliente: dal punto di vista pratico è necessario aggiornare il sistema di gestione dei dati aziendali ed effettuare le opportune azioni di formazione al personale che tratta tali dati.
Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e di misurazione 7.6: in questo punto è stato modificato il titolo inserendo il termine apparecchiatura al posto di dispositivo. Viene così ampliato il campo di applicazione in quanto un’apparecchiatura di monitoraggio può essere formata da più dispositivi di monitoraggio. Aggiunta, inoltre, una nota che riguarda l’uso di software informatici “La conferma della capacità del software informatico di soddisfare l’applicazione prevista comprende generalmente la sua verifica e la gestione della configurazione affinché ne sia conservata l’adeguatezza all’utilizzazione”: in questo punto ci si sofferma ancora sull’importanza dei supporti informatici, in particolare, si spiega che assicurare il buon funzionamento di un software comprende operazioni quali verifica e gestione della sua configurazione.
Soddisfazione del cliente – par. 8.2.1: In merito alla soddisfazione del cliente, è stata aggiunta una nota che spiega come il monitoraggio e la misurazione della percezione del cliente possa includere dati da diverse fonti quali: questionari di soddisfazione, dati inerenti la qualità dei prodotti consegnati, opinioni degli utilizzatori, analisi delle perdite di mercato, rapporti o commenti dai rivenditori: questo è l’ennesimo punto chiave della nuova norma, sottolineare che il concetto di “soddisfazione dei clienti” non è un’attività perseguibile solo (ed esclusivamente…) attraverso la somministrazione e l’analisi di questionari dovrebbe avere risvolti pratici molto interessanti, si dovrà porre ancora di più il cliente al centro dell’organizzazione. Si potrà porre maggiore attenzione a tutte le fonti in grado di portare informazioni, trasformando attività come “la risposta al reclamo” in occasioni per “l’analisi dei reclami” e delle aspettative del cliente. La norma, inoltre, ci ricorda che un reso, una quota di mercato persa sono eventi da curare quali un reclamo, quindi, tali eventi vanno gestiti, studiati e registrati.
Monitoraggio e misurazione – par. 8.2.3: aggiunta una nota per chiarire che nella definizione dei metodi appropriati per il monitoraggio e la misurazione dei processi, l’organizzazione deve considerare il loro impatto sulla conformità dei requisiti del prodotto e sull’efficacia del sistema di gestione per la qualità: si sottolinea l’importanza nella scelta degli indicatori del proprio Sistema Qualità. Questi devono essere originati da esigenze e caratteristiche del prodotto e del processo e non essere determinati a priori (a volte si è tentati ad usare troppo Ctrl+c e Ctrl+v). Sarebbe utile, per capire il nuovo orientamento, rileggere anche le modifiche ai paragrafi 4.1 e 4.2.
Azioni correttive preventive – par. 8.5.2 e 8.5.3: si sottolinea che il riesame deve essere uno strumento che va a verificare l’efficacia delle azioni correttive e preventive più che le azioni stesse. Sui moduli di riferimento andrebbe aggiunto un campo per indicare come e quando ci si è accertati della efficacia dell’azione intrapresa. Ovviamente questa registrazione va effettuata dopo che sia passato un lasso di tempo utile alla verifica.

Nel chiudere un auspicio affinché le norme e le indicazioni provenienti dall’esterno possano essere sempre momento di riflessione ed occasione di crescita ed innovazione per le Pmi.

fonte: pmi.it