La predisposizione di un modello organizzativo di gestione e controllo ex D. lgs 231/2001
Il D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 ha introdotto nell’ordinamento giuridico italiano un regime di responsabilità, definita come amministrativa, per le persone giuridiche, società e associazioni.
Tale responsabilità si configura per reati presupposto commessi nell’interesse o a vantaggio degli enti da parte di:
– persone che rivestono funzioni di rappresentanza/amministrazione/direzione (soggetti apicali);
– persone sottoposte alla loro direzione o vigilanza.
Tale responsabilità si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto. La creazione del modello organizzativo si fonda principalmente su tre attività:
– l’attività di individuazione delle aree aziendali maggiormente esposte alla possibilità di commettere uno o più reati presupposto del Decreto 231/2001e la definizione del livello di rischio potenziale al compimento degli stessi;
– la predisposizione di un modello organizzativo finalizzato a ridurre la possibilità di commissione dei reati nelle aree considerate a rischio attraverso linee di comportamento da perseguire;
– la definizione di procedure idonee alla prevenzione di commissione dei reati potenziali identificati
Tale procedimento si sviluppa in quattro fasi:
1. Risk Analysis
La risk analysis viene effettuata analizzando i processi aziendali al fine di identificare le fasi dei processi aziendali in cui esiste la potenzialità di commettere il reato e di determinare il livello di rischio probabile; lo strumento generalmente adottato sono le interviste ai soggetti che ricoprono posizioni chiave all’interno dell’azienda e verifiche della documentazione aziendale, il contesto societario sia dal punto di vista organizzativo che gestionale.
L’intervento mira quindi ad analizzare nel dettaglio: la struttura aziendale, il modello di business, i rischi specifici connessi all’attività aziendale e il sistema normativo interno in essere. Il risultato dell’analisi è la definizione di una matrice in cui alle specifiche aree vengono correlati i specifici reati potenzialmente commissibili ad ognuno dei quali vengono assegnati due valori: il “rischio lordo” (ovvero la probabilità di commissione di quello specifico reato in assenza di alcun tipo di controllo) e il “rischio netto” (ovvero il rischio di commissione del reato con i controlli attualmente in essere).
2. Predisposizione del Modello Organizzativo
Sulla base dei risultati ottenuti dall’attività precedente viene predisposto il modello organizzativo di gestione e controllo conforme ai requisiti del Decreto 231 che è emanato del vertice aziendale.
Il modello organizzativo è rivolto alla struttura aziendale ed oltre ai riferimenti normativi, gli obiettivi dell’adozione, le linee guida scelte, prescrive:
– l’obbligo di formazione ai dipendenti che gestiscono processi o fasi degli stessi ove sono stati identificati reati potenzialmente commissibili,
– le caratteristiche dell’Organismo di Vigilanza ed i relativi compiti,
– il sistema sanzionatorio da applicare in caso di violazione delle normative aziendali;
– la definizione delle logiche di assegnazione dei poteri.
A supporto del modello organizzativo viene allegata una parte speciale, in cui vengono analizzate le diverse fattispecie di reato.
– la raccolta delle procedure aziendali predisposte per fronteggiare la possibile commissione di reati.
3. Protocolli
Dalle funzioni aziendali di competenza, devono essere definiti i protocolli che prescrivono come devono essere gestite le attività al fine di prevenire la commissione dei reati identificati.
Nei protocolli devono essere bene evidenziate:
– Le competenze e le relative responsabilità,
– Come devono essere svolte le attività.
4. Monitoring
Il modello organizzativo ed i relativi protocolli devo sempre essere attuali per cui è necessaria una continua attività di monitoring al fine di mantenere la sua efficacia nel tempo; a seguito di tale attività è necessario, in caso di rilevazione di inefficacia, effettuarne l’aggiornamento. L’aggiornamento è altresì necessario allorquando:
– viene modificata l’organizzazione della società,
– vengono introdotte o modificate disposizioni legislative.
